定 款
在日ポーランド共和国商工会議所
第1章 総 則
(名称)
第1条 在日ポーランド共和国商工会議所(以下、「本会議所」という)、日本語名を在日ポーランド共和国商工会議所、ポーランド語名を” Polska Izba Gospodarcza w Japonii”、英語名を”Polish Chamber of Commerce and Industry in Japan”と称する。
2 本会議所の会議、報告、通知等は、日本語及びポーランド語並びに英語のいずれかの言語を用いて行うことができる。
(事務所の所在地)
第2条 本会議所の事務所は日本国内に置く。
(地区)
第3条 本会議所の事業地区は日本国内、および諸外国内とする。
(称号と印鑑)
第4条 本会議所はその称号である” Polska Izba Gospodarcza w Japonii”およびその日本国語、英語表記を記載した丸印を使用するものとする。
(原則)
第5条 本会議所は自ら発行する本定款及び諸規約にのっとった事業を行う。

第2章 目的と事業内容
(目的)
第6条 本会議所は、日本国及びポーランド共和国の間における経済関係発展に寄与することを目的とする。
(事業)
第7条 本会議所は上記の目的を達成するため、次に掲げる事業を行う。
(1) 日本国及びポーランド共和国間の経済交流の促進
(2) 前項に貢献する資料の収集及び分析日本国経済の分析及び、動向やダイナミクスの分析、経済共同関係の発展に意味を持つ資料の収集と編集及び出版物の発行
(3) 第1項の目的を推進する啓蒙活動
(4) 第1項の目的を達成するための日本国及びポーランド共和国の政府や経済団体への政策活動
(5) 経済状況や市場環境に関する日本国商工会議所との情報交換及び相互交流の促進
(6) 日本国の経済団体及び企業に対するポーランド共和国との交易に関する情報の提供
(7) 日本国及びポーランド共和国間の文化交流の促進
(8) 第1項及び第7項を促進する為のイベント等の主催
(9) この定款に定める目的の実現のために必要なその他一切の業務

第3章 会員およびその権利と義務
(会員の資格)
第8条 本会議所の会員は次のように区分される。
(1) 通常会員
(2) 賛助会員
(3) 名誉会員
2 本会議所の目的に合致する経済活動を行う全ての企業、機関、経済団体、協会及び自然人は通常会員としての資格を有する。
3 本会議所の名誉会員は自然人に限られ、理事会の決定に基づいて任命される
4 日本国に居住しない者も、通常会員、賛助会員又は名誉会員として入会できる。
5 会員は1種類以上の上記資格を併せて取得することができるものとする。
第9条 下記の者は会員としての資格を有しないものとする。
(1) 日本国又はポーランド共和国の法規に基づいて、経済活動を法的に禁止されている自然人。
(2) 日本国又はポーランド共和国の法規に基づいて、公的に経済活動に制限を受けているか、又は経済活動の 制限が解除されていない法人。
(3) 日本国又はポーランド共和国の法規に基づいて禁固刑以上の有罪判決を受け、日本国又はポーランド共和国の法規に基づいて未だその刑の執行が終わり、又は執行を受けることがなくなっていない自然人。
(入会)
第10条 会員たることを希望する者は、理事会が定める様式の入会申請書を提出するものとし、その入会は、本会議所の目的に照らした妥当性及び適合性に基づき、入会資格を審査の上、理事会が決定する。
(法人会員)
第11条 本会議所の会員たる法人は本会議所との関係においては入会時に指定する1名の自然人により代表され、かかる代表者は事前に本会議所へ書面にて通知することにより任意に変更することができるものとする。
(会員の権利)
第12条 通常会員は次に掲げる権利を有する。
(1) 本会議所の役職者選出に係る選挙権および被選挙権
(2) 本会議所自体に関する事柄の裁決についての投票権
(3) 本会議所の活動に関する提案を役職者へ提出する権利
(4) 本会議所の提供するサービス利用権
(5) 本会議所の事業へのあらゆる形式での参加権
(6) 本会議所の事業に関するあらゆる情報の享受権
2 賛助会員および名誉会員は、本会議所の役職者選出に係る選挙権および被選挙権、ならびに本会議所自体に関する事柄の採決についての投票権を除き、通常会員と同様の権利を有する。
(会員の義務)
第13条 会員は下記の義務を有する。
(1) 定款、その他諸規則に従う。
(2) 会員台帳を常に更新し、本会議所から要請があるときは情報を提供する。
(3) 本会議所定款に定める目的実現への積極的参加およびその実務への参加。
(4) 第21条2項の会費および会員総会で決議される他の諸手数料の定期的な払い込み。
(5) 本会議所の名誉を保つこと。
(通常会員の会員権の停止)
第14条 通常会員は次に掲げる事由により会員権の行使を停止される。
(1) 理事会に対し書面で退会の申し立てをした場合
(2) 前第13条の各項の義務を著しく怠たり、理事会の特別決議によって会員権を抹消された場合
(3) 定款に記載された他のあらゆる義務の不履行につき理事会によって本会議所から除名された場合
(4) 単独で法律行為を行う能力、破産、解散その他法律上の人格を失ったとき
(5) 死亡した場合
2 本条により会員資格が停止された場合でも、すでに発生している義務、とりわけ入会金・会費の支払いの義務は免除されない。
(賛助会員の会員権の停止)
第15条 賛助会員は次に掲げる事由により会員権の行使を停止される。
(1) 理事会への書面での退会申し立て
(2) 第21条2項の会費および会員総会で決議された他の諸手数料払い込みを拒否したことで、理事会の普通決議により除名された場合
(3) 定款に示す諸義務の不履行により理事会によって本会議所から除名された場合
(4) 破産や解散の結果理事会によって抹消された場合
(5) 会員の死亡
2 本条により会員資格が停止された場合でも、すでに発生している義務、とりわけ入会金・会費の支払いの義務は免除されない。
(名誉会員の会員権の停止)
第16条 名誉会員は次に掲げる事由により会員権の行使を停止される。
(1) 理事会への書面での退会申し立て
(2) 本会議所の名誉毀損により理事会によって除名された場合
(3) 会員の死亡
(会員の除名)
第17条 会員は下記の事由によって除名される。
(1) 会員としての資格条件を喪失した場合。
(2) 会員の事業及び行為が本会議所の目的、品位に著しく反した場合。その行為、事業は会員本来の或いは新たなものを問わない。
(3) 前第14条の各項により会員権の行使の停止もしくは停止された場合。
2 会員の除名は、理事会で審議され、30日間の猶予通知のあと、理事会の特別決議によって決定するものとする。
3 会員の除名は、前第17条(1)については、資格条件を喪失した日、(2)及び(3)については、その事実により理事会が除名を決議し、その決定を除名会員に対して書面で通知した日をもって会員の除名とする。
4 除名会員は、除名されるに至った原因が終結した時、再加入を申請できる。
(会員資格の譲渡)
第18条 会員の資格は譲渡することができない。
(脱退)
第19条 会員は、会員総会の少なくとも1カ月前に会頭に書面による通知を為すことにより退会することができる。
(会員資格の変更)
第20条 会員は、会頭に対し、書面により会員の種別の変更を求めることができる。変更は理事会の承認を条件とする。
(会費)
第21条 通常会員の年会費は、年度毎に理事会が定める。名誉会員は一切年会費を支払う義務を負わない。
2 通常会員及び賛助会員の会費は次の通りとし、本会議所からあらかじめ送付される請求書により速やかに納付するものとする。会費の未納付は、第34条の会員総会での議決権を付与しないものとる。
個人会員 2万円(アソシエート会員及び学生会員 1万円)  法人会員 12万円
尚、法人会員は、本拠点(本店所在地及び活動拠点)が日本国外にある場合、会費を次の通りとする。
2,000ポーランドズロチ又は500ユーロ
3 財務担当理事の指導の下で、会費は会計部によって徴収、運営、管理される。更に会計部は、会計帳簿及びその他類似の文書を保管し、通常総会において年1回、又は、本会議所の内規に従ってその目的のために特別に招集される臨時総会において随時に、会計報告を行う。
4 何れの会員も規定の会費以外に寄付を行うことができる。

第4章 役員等
(種別及び定数)
第22条 この法人に、次の役員を置く。役員とは、理事及び監査委員のことを言う。
(1)  理事3人以上15人以内の奇数名。
(2)  監査委員 1人以上 3 人以内。
2 理事のうち 1 人を会頭とし、1 人を副会頭とし、1 人を専務理事とし、1 人を財務担当理事とすることができるものとする。また、会頭は常にポーランド共和国国籍を有する者でなければならない。
3 監査委員は2人以上の場合 1 人を監査委員長とする。
(選任等)
第23条 役員は、第32条の定期会員総会において選任する。
2 会頭、副会頭、専務理事及び財務担当理事は、通常会員総会において選任する。
3 監査委員長は監査委員の互選とする。
4 役員のうちには、それぞれの役員について、その配偶者若しくは三親等以内の親族が1人を超えて含まれ、又  は当該役員並びにその配偶者及び三親等以内の親族が役員の総数の3分の1を超えて含まれることになってはならない。
5 日本国商工会議所法第20条各号のいずれかかに該当する者は、この法人の役員になることはできない。
6 監査委員は、理事又はこの法人の職員を兼ねてはならない。
7 役員は、本会議所の通常会員であることを要す。
(職務)
第24条 会頭は本会議所を法的に代表し、理事会決議に基づくその活動を監督・調整し、本会議所に作業部会が置かれた場合はその部会頭を任免し、かつ当然にその部会員となる。会頭は、本会議所の資金運営に関し、理事会が定めるところに従い単独又は収入役と共同で署名権限を有する。
2 副会頭は、会頭が不在のとき又は職務を行うことができない場合に、会頭の職務を行い、その権限を行使する。さらに、会員総会又は理事会から委任された職務もしくは会頭から委嘱された職務を行う。
3 専務理事は、本会議所の運営に関し、理事会の指示に基づきその運営上の行為を調整し、理事会の定める運営方針に基づき、本会議所の運営を指揮する。専務理事は、本会議所の運営に関し、理事会が定めるところに従い単独又は会頭と共同で署名権限を有する。
4 財務担当理事は、本会議所のすべての資産を保管及び管理・運営し、理事会の指示に基づきその管理上及び財務上の行為を調整し、理事会の定める方式及び期限に従い年度予算及び定期報告書を作成する。財務担当理事は、本会議所の資金運営に関し、理事会が定めるところに従い単独又は会頭と共同で署名権限を有する。
5 理事は、理事会を構成し、この定款の定め及び総会または理事会の議決に基づき、この法人の業務を執行するものとする。
6 監査委員は、次に掲げる職務を行う。
(1) 理事の業務執行の状況を監査すること。
(2) この法人の財産の状況を監査すること。
(3) 前2号の規定による監査の結果、この法人の業務又は財産に関し不正の行為又は法令若しくは定款に違反する重大な事実があることを発見した場合には、これを総会又は所轄庁に報告すること。
(4) 前号の報告をするために必要がある場合には、総会を招集すること。
(5) 理事の業務執行の状況又はこの法人の財産の状況について、理事に意見を述べること。
(任期等)
第25条 役員の任期は、2年とする。ただし、再任を妨げない。
2 補欠のため、又は増員により就任した役員の任期は、それぞれの前任者又は現任者の任期の残存期間とする。
3 役員は、辞任又は任期満了後においても、後任者が就任するまでは、その職務を行わなければならない。
(欠員補充)
第26条 理事のうち、最低定数を超える者が欠けた場合は、遅滞なくこれを補充しなければならない。また、監査委員のうち、2人以上欠けた場合は、遅滞なくこれを補充しなければならない。
(解任)
第 27 条 役員が次の各号の一に該当する場合には、総会の議決により、これを解任することができる。
(1) 心身の故障のため、職務の遂行に堪えないと認められるとき。
(2) 職務上の義務違反その他役員としてふさわしくない行為があったとき。
2 前項の規定により役員を解任しようとする場合は、議決の前に当該役員に弁明の機会を与えなければならない。
(報酬等)
第28条 役員は報酬を受けることができる。
2 役員は、その職務を執行するために要した費用を受けることができる。
3 前1項及び2項に関する事項は理事会にて別途に定める。
(名誉会頭)
第 29 条 在日ポーランド共和国大使は、日本国内における大使の任期内において本会議所の名誉会頭を務めるものとする。
2 名誉会頭は会費の納入を免除される。
3 在日ポーランド共和国大使は、その名誉会頭としての、また会議所の諸活動に際してのあらゆる肩書きにおける任務遂行に対して、いかなる報酬も受け取るものではない。 4 名誉会頭は第12条第3,5,6項に記された通常会員の権利を有する。
(顧問)
第 30 条 この法人に、顧問を若干名置くことができる。
2 顧問は、この法人の運営に関して会頭の諮問に答え意見を述べることができる。
3 顧問の任期は2年とする。ただし、再任を妨げない。

第5章 本会議所の会議等
(機関)
第31条 本会議所の会議は以下とする。
(1) 通常会員による会員総会
(2) 理事会
(会員総会の招集)
第32条 会員総会は、定期会員総会又は臨時会員総会とする。定期会員総会は、毎年3月31日までに会頭又は理事会が招集、開催しなければならない。臨時会員総会は、会頭又は理事会が必要と認めるとき又は通常会員の3分の1以上が書面により開催を求めた場合に会頭又は理事会が招集する。
(会員総会召集の通知)
第33条 会員総会は、総会開催日の少なくとも30日前までに通常会員宛に郵便又はファクシミリにより書面による通知もしくは、電子メールにより通知することにより招集するものとし、招集通知には総会の開催地、日時及び議題を記載しなければならない。
(会員総会の議決権)
第34条 会員総会における議決権は、前第21条2項の会費未納がない出席通常会員本人、もしくはその本人により著名された委任状により受任された代理人。その代理人は、本会議所の通常会員に限るものとし、その代理人は、他の通常会員の3名を限度として代理権を行使できるものとする。但し、本会議所の会頭に委任する場合にはその限りではない。 (会員総会の成立)
第35条 会員総会は、通常会員の3分の2以上が本人又は代理人により出席した場合に有効に成立するものとする。会員総会の決議は、本人又は代理人により出席した通常会員の過半数により為すものとする。
(会員総会の決議)
第36条 会員総会の決議は、招集通知に議題として具体的に記載された事項についてのみ為すことができる。
(会員総会の議長)
第37条 会員総会の議長は、会頭が務める。会頭不在の場合は、副会頭もしくは理事会が任命した理事がこれを務める。
(会員総会の権限)
第38条 会員総会は、次の権限を有する。
(1) 理事会が作成する財務諸表、決算及び年度報告書の承認
(2) 本会議所の活動方針及び年次計画の決定
(3) 理事会の構成員、会頭、副会頭、専務理事、財務担当理事及び監査委員長並びに監査委員の選任
(4) 定款変更の決定
(5) 議題に指定されたその他の事項の決議
(6) 本会議所の解散決議採択
(報告書・財務諸表の作成)
第39条 会頭は、通常会員総会開催の一週間前までに、事業報告書及び収支決算書、年次予算、財産目録、監査委員会に提供する報告書を作成し、閲覧を希望する会員に提出しなければならない。
(財務諸表の閲覧申請)
第40条 通常会員総会以外では、全賛助会員の10分の1の同意が得られた場合、何れの会員も、税務及び会計書類の閲覧を会頭に申請することが出来る。会頭は、正当な理由がない限り、申請を拒絶することは出来ない。
(臨時会員総会)
第41条 臨時会員総会は、会頭、理事会又は本会議所の全通常会員の30%以上に該たる通常会員から請求があった場合に開催する。
(理事会の議長)
第42条 理事会の議長は、会頭が務める。会頭不在の場合は、副会頭もしくは理事会が任命した理事がこれを務める。
(理事会の決議)
第43条 理事会は、各理事の一名が必要と思われるときその都度開催できる。その開催は、理事の過半数出席により有効に成立できるものとし、その普通決議は、出席理事の過半数の決議により成立する。また、その特別決議においては、出席理事の3分の2の決議が成立要件となるものとする。
(理事会の任務)
第44条 理事会は、本会議所の活動を指揮、規律し、財務諸表、決算及び年度報告書を作成し、その他会員総会の権限に属する事項並びに定款、会員総会又は理事会により本会議所の他の機関に委任された事項を除くすべての職務を行う。
(監査委員の理事会等への出席の権利)
第45条 監査委員の中から委任を受けた者は、本会議所の役員会及び理事会への出席の権利を有する。
(顧問委員会の設置)
第46条 本会議所は、顧問委員会を設置することができるものとし、その構成員は日ポ関係の周知の経験に照らし本会議所の目的遂行に貢献しうる者のうちから、理事会が裁量により選任する。
(専門部会の設置)
第47条 本会議所は、活動分野毎に専門部会を設置することができるものとし、すべての通常会員及び賛助会員が参加できるものとする。専門部会の設置及びその任務は、理事会が決定する。

第6章 本会議所事務局
(事務局)
第48条 事務局は本会議所の本部に設置され、その管理業務を行う。
2 事務局長は、理事会によって任命又は解任され、専務理事及び財務担当理事に従属する。
3 事務局業務遂行のために職員を雇用することが出来る。
4 事務局長は理事会へ参加する。
(事務局長の任務)
第49条 事務局長は、理事会が選任する。事務局長は会頭及び専務理事並びに財務担当理事と調整を図りつつ、本会議所の管理事務を行い、議決権を有することなく会員総会及び理事会の会議に出席しその議事進行に協力し、本会議所の職員を指揮・監督し、年会費の徴収事務を調整し、会員総会及び理事会の議事録を作成する。事務局長は、その他理事会、会頭、専務理事又は財務担当理事から委託された職務を行う。

第7章 本会議所の収入
(財源)
第50条 本会議所の財源は次の通りとする。
(1) 会員から徴収する会費
(2) 会議所が発行する証明書の手数料
(3) 政府からの助成金等支援金
(4) 事業及びイベントによる収益
(5) 寄付、贈与金及びその他の収入

第8章 補 足
第51条 任期を終えた本会議所の役員は、新役員組織が立ち上がるまでの期間活動を続ける。
第52条 本会議所は会員総会及び理事会に駐日ポーランド共和国大使館の長及び同館の商務参事官を招待する。
(定款の変更)
第53条 本会議所の定款は、前記第35条(会員総会の成立)及び第38条(会員総会の権限)に定める決議要件に基づく通常会員の決議により変更することができるものとし、いかなる変更も書面によりすべての会員に通知しなければならないものとする。
(必要書類の管理)
第54条 本会議所は、定款、内規、総会議事録、理事会議事録、監査委員会意見書、代理人名を記載した会員台帳、事業報告書、収支決算書、会計帳簿、及び その他の必要書類を、本部に維持する。
2 本会議所は、会計帳簿及び登録書類の維持及び保管のために、内規及び現行法規に従い、会費基金を保有する。
第55条 本会議所の事業報告は本部に掲示され、全会員に送付される。
(契約及び銀行口座の管理)
第56条 契約及び銀行口座は下記の形式において管理される。
(1) 財政基金の管理:本会議所の財政基金の全ては、在東京都のポーランド共和国銀行、若しくは日銀決済システムに直接参加する邦銀に、本会議所名義で開設された口座に振込まれる。
(2) 小切手:小切手、支払指示、債権 証書、債務証書、及びその他の支払証明書の全ては、理事2名の署名を必要とし、その内の1名は必ず会頭であるものとするが、会頭はこの権限を委任することが出来る。
(3) 契約:理事会の承認を得ずに如何なる契約も締結されない。契約書には理事2名が署名し、その内の1名は必ず会頭であることを必要とする。
(解散)
第57条 本会議所は、次の場合に解散する。
(1) 通常会員の2/3以上の賛成票をもってする会員総会決議による任意解散
(2) 1年を超える期間本会議所及びその機関が活動を停止した場合又は機能することが不可能となった場合における必要的解散
(3) 破産
(4) 設立認可の取消
2 解散に際し、残余財産は会員総会の定めるところに従い処分し、かかる定めなきときは、本会議所の目的に準ずる目的に当てるため、在日ポーランド共和国公館の処分に委ねるものとする。
(精算人の任命)
第58条 本会議所は、清算のために清算人を任命するものとし、清算人は清算人任命のために開催される臨時総会において任命される。
(清算手続き)
第59条 清算手続きにおいて、財産帰属は下記の形式で決定される。清算人は、就任の日から6ヵ月以内に財産処分方法を決定し、承認のために通常会員による会員総会に提出する。
2 通常会員による会員総会は、残余財産帰属計画の決定承認を理事会に委任することが出来る。
(臨時会費)
第60条 本会議所の債務支払のために臨時会費の徴収が必要となった場合、臨時総会の承認を得て絶対的な必要限度内においてその徴収は可能である。
(事業年度)
第61条 本会議所の事業年度は、毎年1月1日から12月31日までとする。
(その他規則の制定)
第62条 本会議所の理事会は、定款を遵守しつつ、特別に定める規則により本会議所の適切な機能を確保するための具体的な手続きを定めるものとし、特に次の事項に関する手続を定める。
(1) 本会議所の理事会及びその他の機関の選出
(2) 入会希望者による入会申請
(3) 支出承認及び署名権限
(4) 年会費の支払

(第7版・2017年3月22日付第11回通常総会於いて一部条文改正)